Webinar, quale futuro?

4 Maggio 2020

Marco Daturi, managing director di Zero Pixel, cerca di tracciare gli scenari organizzative delle conferenze post-Covid

 

 

“Le piattaforme per le conferenze web? Ciascuna ha i suoi pro e contro. Dipende dall’obiettivo dell’evento, dal suo target, da quanto si vuole investire e dalla preparazione di chi lo organizza”.
Ad affermarlo è Marco Daturi, managing director di Zero Pixel, azienda specializzata nel marketing digitale. Che, in questa chiacchierata, analizza brevemente le caratteristiche dei vari mezzi per effettuare webinar. E cerca di prevedere anche come sarà il “domani” delle conferenze, cioè la situazione che si presenterà agli organizzatori di corsi ed eventi quando ritorneremo a vivere come prima.

Domanda. Ora non c’è scelta: o i corsi di fanno on line, o si fanno on line. Ma che cosa accadrà quando riprenderemo a vivere normalmente? Torneremo alle vecchie abitudini, fatte soprattutto do corsi e conferenze in aula? Oppure ci sarà maggior spazio per le piattaforme in streaming o per le librerie virtuali?

Daturi. La soluzione migliore è quella fisica. In linea generale, si intende. Poi dipende tutto dall’obiettivo che abbiamo. Per esempio: se l’evento è locale, la presenza delle persone è importante. Budget permettendo, però. Nel caso di un convegno, infatti, occorre pagare le sale, il coffee break, il rinfresco dopo la conferenza. Se un evento viene organizzato in un albergo a Milano, bisogna calcolare un minimo di 400 euro per la sala e 12 a testa per la pausa caffè. E poi c’è il rinfresco. Se si tratta di un corso, invece, bisogna quantificare il costo delle aule. E poi dipende da quanto dura: un’ora? Una giornata intera? Insomma: è molto utile scegliere partendo da quanti soldi si possono spendere. Per non trovarsi poi brutte sorprese.

Domanda. E se i soldi ci sono?

Daturi. Anche qui, la risposta non è così semplice. Meglio la soluzione fisica, abbiamo detto. Ma non sempre. Ci sono altri elementi da prendere in considerazione. Il tempo, prima di tutto. Se dobbiamo presentare una notizia che dovrà essere comunicata dopodomani, molto meglio affidarsi al digitale. Perché per predisporre un evento “fisico” fatto bene ci vuole un minimo di 15 giorni. A meno che, ovviamente, si abbia alle spalle un’organizzazione ben collaudata e una sede propria in cui organizzarsi.

Domanda. Budget, tempo. Altri elementi da valutare?

Daturi. L’aspetto pratico. Se si comunica un prodotto non fisico, non è necessario avere una sala; se si vuole presentare un’automobile, invece, occorre vederla. E questo lo si può fare solo dal vivo. Quarto elemento, la necessità di incontrare le persone, che fa pendere la bilancia dalla parte della conferenza tradizionale. Però, dipende sempre da quante conferenze si organizzano ogni anno: se sono molte, meglio svolgere negli alberghi solo le conferenze più importanti, spostando le altre in streaming. E infine….

Domanda. Infine?

Daturi. Infine, la qualità. Se si pensa di organizzare un evento in “burocratese” e non si vuole proprio farne a meno, meglio tenerlo in uno spazio fisico. Dove la gente se ne esce più difficilmente, dato che magari ha attraversato la città – o addirittura ha sostenuto un viaggio – per andarci. E si aspetta un momento di socializzazione o di networking dopo il convegno. Se invece un incontro di questo tipo si organizza on line, un partecipante fa presto a spegnere la telecamera dopo cinque minuti e andare a bere un tè.

Domanda. Di principio, però, il burocratese e la mancanza di qualità andrebbero sempre evitati, vero?

Daturi. Sì. Se in un webinar si sceglie una formula coinvolgente – per esempio personaggi immaginari che spiegano gli argomenti del convegno in maniera brillante – la gente sta attaccata allo schermo. E questo tipo di modulo si adatta molto allo streaming. Perché digitale non corrisponde solo a economicità, ma anche a un filone di comunicazione visiva.

Domanda. Quando torneremo alla normalità si svilupperanno nuove forme di comunicazione? Per esempio i convegni a cui partecipare di persona, ma con un vasto utilizzo di collegamenti digitali? In fondo, questo modello organizzativo – seppure non fosse prevalente – esisteva già prima dell’emergenza sanitaria: diventerà la norma?

Daturi. Sì, certamente questa modalità avrà una diffusione forte. Sicuramente si sperimenterà molta innovazione, che non si applica solo ai relatori, ma anche ai servizi che offrono.

Domanda. Ha un consiglio per piccole aziende – per esempio intermediari assicurativi o consulenti finanziari – che decidono di organizzare una conferenza con Zoom?

Daturi. Sì. Per prima cosa, informare gli invitati che si utilizzerà la piattaforma gratuita, invitandoli a scaricare la versione client. Poi, stare molto attenti ai settaggi. Consigliamo l’attivazione della waiting room, per non creare confusione nella stanza, identificare i relatori e “trascinarli” nella stanza prima che inizi il webinar. Perché poi, una volta che tutti hanno avuto accesso, è molto più difficile identificarli.

Domanda. Meglio Zoom o Teams?

Daturi. Tecnicamente le due piattaforme sono molto simili, perché Teams ha ripreso molte caratteristiche di Zoom – per esempio, gli sfondi. La differenza fondamentale è che la prima gira su piattaforma Microsoft, strumento di Office: Chi non lo ha installato non la può usare. E non è gratuita, a differenza della versione base di Zoom. Diciamo che se i dipendenti di un’azienda hanno tutti a bordo la piattaforma di Microsoft, questa impresa può tranquillamente utilizzarla per organizzare corsi e conferenze interne. In caso contrario, meglio puntare su Zoom: chi non l’ha a disposizione, la può scaricare in breve tempo. Gratuitamente.

Domanda. E GoToMeeting?

Daturi. GoToMeeting, come WebinarJam, è a pagamento. Ma la vera differenza è un’altra: queste piattaforme sono più elaborate. Hanno sicuramente i loro punti di forza – per esempio, GoToMeeting ha il reminder automatico, che invece non è presente, per esempio, su Zoom. Ma, nello stesso tempo, sono più tecniche, più per conoscitori della materia. Se per elaborare una conferenza con Zoom ci vogliono cinque minuti, per farlo con GoToMeeting ci si impiega minimo un’ora.